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【報告】当社初!オンライン交流会を開催。その時の様子や感想・考察から改善までお伝えします。

2021.10.28

はじめに

当社のブログへ辿り着いた皆さま、ご覧いただきましてありがとうございます。
とある改修案件プロジェクトに参画中のSE(※注1)です。
今回は技術ブログはお休みして、イベントに関する記事を発信させていただきます。

お題は【オンライン交流会】です!(パチパチパチパチ:拍手する音)

なお、本記事に関しては、実際に交流会を開催したときの様子(※)や感想・考察から改善までお伝えしてきます。
なぜなら私がイベント企画をしたからです!(ドヤ顔)
「ただイベントやりました★」で終わらせるのではなく、次の経験に活かせるようにしたいですからね。
仕事のみならずイベントまで全力で取り組む(楽しむ)!のも当社の強みです。
当社に興味を持ってくださった方、あるいは同業者の方などのご参考になりましたら幸いです。

※当時の様子を画像や動画に収めるのを失念しており、すでにやらかしていますが……
最後までお付き合いのほど、よろしくお願いいたしますm(_ _)m

オンライン交流会を開催した背景

2019年12月頃から新型コロナウイルスが確認されました。
これが世界規模で大流行=ターニングポイントとなり、対面式で何かしらイベントをするのが困難になりました。
(一応、緊急事態宣言解除となりましたが、いついかなる時どうなるかは分かりません)
当社のような客先常駐(※注2)をメインとした業務形態は、メンバーと別々の会社で働くのがデフォルトです。
自社開発(※注3)での勤務:部署やプロジェクトが同じなら一緒に仕事をする=自社(※注4)メンバーに会う機会に恵まれる。
客先常駐での勤務:自分が勤めている会社とは別の会社で仕事をする=自社メンバーに会う機会に恵まれない(接点が少ない)。
このように自社開発と比べ、当社はメンバー同士の交流を図るのが難しい傾向にあります。
(とはいえ、客先常駐が良くないという訳ではありません。メリットもあります。今回は交流会に関する内容をお伝えするため、機会がありましらお話できればと思います。)
普段話さないメンバーとの親睦を深めるのを目的としてオンライン交流会(以下:交流会)を開催しました。

交流会の内容について

①好きな食べ物・飲み物を飲食しながら雑談

【①のポイント】
・2,000円までなら経費(※注5)として計上可能
・自分の都合の良い時間に退出可能

【①の感想】
今回の交流会は20時以降(全体ミーティングのあと)に開催したこともあり、花より団子状態といいますか、食べることに夢中になっている参加者メンバーが数人いた気がします。
あと、なんと当初の予定より参加メンバーが数人ほど増えました。
企画した側の人間としては嬉しいですが、「何故そのような結果となったのか」を後で述べたいと思います。

【①の考察】
飲食のみならず、参加メンバー同士で会話もしていましたが、沈黙してしまう(盛り上がらない)ようなシーンもありました。
トークスキルの高い営業さんも参加していたので、何とかやり過ごせた感はあったと思われます。
(営業さん、本当にありがとうございます!)

②開催イベント:オンラインじゃんけん大会

【②のイベントについて】
・オンライン上で、じゃんけんをするイベント

【②のポイント】
・参加者の中で勝ち残った上位10名に景品(※)をプレゼントする
※景品:amazonギフト券→1人500円分(合計5,000円相当)

【②の感想】
正直、単純なイベント内容ではあったので、白けてしまうのではないかと心配していたのですが、案外そうでもなかった?です(よ)ね。
おそらく普段の業務で考えることが多い傾向にあるので、少々単純ぐらいな内容が丁度良いのかもしれません。

【②の考察】
実は何回戦もせず、早く勝敗が決まってしまったので、あまり記憶にないのが正直なところです。
とはいえ、予定していた人数よりも参加者が多くなり、PC画面に参加者全員を表示する機能を設定しておらず、運営側で確認作業に手こずってましたね、うん。

③全体考察および改善点やまとめについて

【①の考察からみる改善点】
上記で参加メンバーが増えたと述べていますが、

・メンバー全員に周知する際、メンション(※注6)しなかった

→当社では社内ツールにSlackを用いてコミュニケーションを取っています。
交流会に関する連絡を専用チャンネルに共有するときに、メンションを付けていなかったため、気づかないメンバーがいたのではないかと思われます。
今後、イベント関連の連絡にもメンションするように心がけていきたいです。

・予め話題振り用の台本みたいなネタは用意しておくと安心

→普段、同じ現場で仕事をしていないメンバーも多いため、「何を話して良いか分からない」=食事に夢中になる・あるいは黙り込んでしまう場面があったのかもしれません。
飲食中にサン○さんみたいに終始マシンガントークをしているのもどうかと思いますが、オンラインを通じて会っていることには変わりないので、下準備(台本)は用意しておくべきだったと反省しています。

【②の考察からみる改善点】

・「オンライン」という限られた枠の中でイベントをする場合、それなりに配慮や工夫が必要

こちらは完全に運営側のミスです。
想定外=そうなる可能性がある、ことも念頭に入れておくべきでした。
次回のイベントがどのようなケースになるかは不明ですが、広い視点で準備する姿勢は大切であることを再認識できました。

オンラインにおけるイベントの可能性

まず、オンラインの良い点を挙げるならば、

・現地に行く必要がない
・終電に気を使う必要がない
・直接会っていないため、比較的自分のペースで参加・退出ができる

のがメリットかと思われます。
ただし、PCなどの画面を通じてコミュニケーションを取ることになるため、通信環境など個人の環境に左右されてしまうデメリットも考慮する必要があります。

さいごに

新型コロナウイルスの影響により、今までの交流会の在り方に変化が求められるようになったと認識しています。
無理してイベントをする必要もないかもしれませんが、社内のメンバー同士でコミュニケーションをする1つの手段とする。
あるいは、当社の入社をご検討されている方などへのご参考になりましたら幸いです。

(※注1)SE:システムエンジニアの略。
(※注2)客先常駐:自分が所属する企業ではない別の企業で働く勤務形態を指す。
(※注3)自社開発:企画から開発・販売や公開まですべての工程を自社内で行うことを指す。
(※注4)自社:自分の会社の略。
(※注5)当社では毎月イベントで使用する会費を従業員(正規雇用者)の給料から天引きしています。(どの企業でも名称や金額は異なると思われますが、同じような対応はしているはず)
(※注6)メンション:複数のユーザーに対し、特定のユーザー宛てのメッセージであることを知らせる機能(どちらかというと意思表示)を指す。

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